ENTORNOS COLABORATIVOS

La comunicación entre los diferentes activos requiere un acceso dinámico a los recursos que estos comparten. Ésta y otras funcionalidades son posibles gracias a los entornos colaborativos, que permiten optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de una empresa.

El acceso a la información y a los recursos que las empresas ponen a disposición de sus empleados y, en algunos casos, a activos externos, como pueden ser partners comerciales, clientes o proveedores, desempeña un papel fundamental en el flujo de trabajo de la compañía. Los sistemas de información resultan ineficaces si no se dispone de herramientas o aplicaciones que proporcionen un acceso dinámico a los datos que en estos se almacenan.

Los entornos colaborativos cada vez están más presentes en el conjunto de soluciones que las organizaciones adoptan para optimizar y mejorar las actividades derivadas de la comunicación y gestión del conocimiento de la empresa.

Gracias a sus funcionalidades, reducen los tiempos y costos de las comunicaciones, transformando el conocimiento tácito en conocimiento explícito.

Las soluciones más comunes en las herramientas de colaboración son la gestión documental, los foros, wikis, blogs, calendarios, roles de usuarios, búsquedas federadas, y en general, todas aquellas relacionadas con la Web 2.0. 

Algunas de sus características son:

1. Reducen los tiempos y costes de las comunicaciones.
2. Registran las comunicaciones y conocimiento valioso para la organización.
3. Permiten a sus usuarios crear espacios de trabajo en grupo de forma rápida, dentro y fuera de la organización.
4. Maximizan la captura y reutilización del conocimiento.
5. Fomentan la comunicación y optimizan las relaciones.
6. Mejoran la productividad con clientes, empleados, proveedores y asociados.

En esencia, los entornos colaborativos son una aplicación de la tecnología informática para facilitar la colaboración y el trabajo en grupo. En este caso se pone de relieve la parte social de la informática: lo más interesante de este fenómeno y lo que posiblemente facilitará su prolongación en el tiempo es cómo posibilita un desarrollo casi espontáneo de comunidades de individuos que comparten intereses similares. La red de contactos de las personas ha crecido hasta incluir a otros que pueden vivir y trabajar en cualquier parte del país o incluso del mundo, por lo que es común que personas que no están físicamente cercanas colaboren en proyectos. También en las aulas, los proyectos conjuntos con estudiantes de otras universidades y/u otros países es cada vez más común, como una estrategia para exponer a los estudiantes a una variedad de perspectivas, así como también son utilizados para los ambientes de negocios y grandes empresas. Los entornos colaborativos abarcan desde los editores de documentos compartidos, como Google Docks, sitios web abiertos y editables, como los wikis, hasta las redes sociales, que incluyen perfiles y herramientas de comunicación para dar un sentido de conexión y de comunidad, junto a herramientas para el trabajo colaborativo.

En el mundo físico, los campus universitarios y las empresas están incorporando espacios cuidadosamente diseñados, destinados a promover la colaboración al proporcionar zonas de acogida para los grupos, equipadas con todas las comodidades para dar respuesta a las necesidades básicas de trabajo en el mundo de hoy: espacio de reunión, café, electricidad, y conexión inalámbrica a Internet. Los entornos de colaboración están apareciendo incluso en los espacios públicos, en lugares de la ciudad, aeropuertos, parques y centros de la comunidad - en cualquier lugar donde las personas puedan reunirse. El trabajo colaborativo, tanto en los entornos en línea como físicos, se apoya en tecnologías como la computación nube, la conexión inalámbrica ubicua, los dispositivos móviles, los mundos virtuales y las herramientas de redes sociales y todo lo relevante a la web 2.0.